Betriebsprüfung (1. Teil): Prüfungssicher werden!

Mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurde am 1. Januar 2015 ein neues Kapitel aufgeschlagen. Durch die digitale Betriebsprüfung werden Prüfungen wesentlich schneller und können deutlich umfangreicheres Material verarbeiten.

In Sprit+ 8.2017 haben Sie teure Fallen rund um den Kassen-Tagesabschluss, das Sofort-Storno und die KVK-Taste nachlesen können. Auch die Rolle der Nebenkassen, wie zum Beispiel eines SB-Saugers, wurde angesprochen. All dies dient der Vermeidung von Nachzahlungen, die bei einer durchschnittlichen Tankstelle bei nur zwei Prozent Umsatzzuschätzung bereits 22.000 Euro ausmachen können.

Natürlich kommt ein Prüfer vorbelastet zur Tankstelle. Er hat bereits Erfahrung mit der Kassenführung im Lebensmitteleinzelhandel, in Werkstätten, der Gastronomie, in Kaffeeshops und möglicherweise dem Waschgeschäft. Alle Facetten unseres Tankstellengeschäfts führen deshalb häufig zu Fragen, auf die man möglichst abgeklärt Antworten finden muss.

Wer PDF schreibt, bleibt
Zum Einstieg ein Beispiel aus dem Werkstattbereich. Hier ist plötzlich die Teileverfolgung ein großes Thema. Die eingebaute Lichtmaschine muss von der Bestellung bis zum Einbau für den Prüfer verfolgbar sein. Bei einem großen Autohaus kein Thema, denn hier werden schon munter die Lagerbestände zu unterschiedlichen Preisen von Neuwagen auf Gebrauchtwagen und Fremdkunden hin und her gebucht. Für eine kleine Tankstellenwerkstatt ist das ein kaum leistbarer Formalismus.

Da inzwischen jeder für die Steuerprüfung relevante Beleg aufbewahrungspflichtig ist, würde bei Einzelbestellungen ein hinter die Ausgangsrechnung gehefteter Lieferschein helfen. Werden die Teile erst, nachdem sie verbaut sind, mit Zahlungsziel beim Lieferanten bezahlt, hilft es ungemein, die Rechnungsprüfung dieses Lieferanten mit Vermerken zu den einzelnen größeren Posten vorzunehmen.
Schreiben Sie einfach den Namen oder die Nummer der Ausgangsrechnung neben das abgerechnete Teil. Schließlich wollen wir diese Arbeiten nicht bei der Prüfung nachholen.

Apropos Ausgangsrechnung: Sie dürfen eine Rechnungsvorlage als Word­dokument nutzen. Prüfungssicher ist allein die Ablage oder Speicherung als PDF-Datei. Findet der Prüfer nur Wordrechnungen auf Ihrem Computer (auf den er zugreifen darf), sind wir schon dran. Mehr hierzu und zum Aufbau einer Rechnung lesen Sie unter www.wotax.de/rechnung.

Kaffee-o-logie
„Jugend forscht“ trifft gut die Herangehensweise des Prüfers an Ihren Kaffeeverkauf. Standard ist eine Verprobung der eingekauften Kaffeebohnen mit dem Kaffeeumsatz. Kommt der Prüfer auf rechnerisch 20 Gramm Kaffeepulver je Kaffee, wird es eng. Diesen Kaffee, in dem der Löffel von selber steht, brauchen Sie jetzt.

Wissenschaftlich wird es im nächsten Schritt: Hat der Milchkaffee einen Milchanteil von mindestens 75 Prozent? Nur dann und nur wenn der Milchkaffee vom Kunden mitgenommen wird, dürfen Sie diesen Umsatz zu 7 Prozent Umsatzsteuer abdrücken.

Es ist sowas von falsch, hier vorbereitete Scannertafeln einzusetzen und generell den Scannercode für 19 Prozent zu streichen. Wird das bei der Ortsbesichtigung gefunden, kann das schnell als Steuerhinterziehung ausgelegt werden. Wir rechnen gemeinsam: 1.000 Kaffee­becher zu zwei Euro mal zwölf Monate fälschlich zu sieben Prozent abgedrückt, ergibt einen Steuerschaden von 2.260 Euro pro Jahr. Drei Jahre werden geprüft, macht rund 6.800 Euro. Ein interessantes Mehrergebnis.

Fatale Zahlendreher
Ebenso wenig charmant sind die Standards im Waschgeschäft. Mit dem Wissen aus Waschstraßenprüfungen wurde unlängst die Leitwerttabelle bei einer Portalwäsche abgefragt. Das ist großes Kino, bestimmen doch Wasserleitwert und Härtegrad den Frischwasserverbrauch bei Anlagen mit Wasseraufbereitung. Das müssen Portalwäschen jetzt nicht unbedingt auf die Liste nehmen. Hier ist wichtiger, die Service­protokolle der Techniker zu prüfen. Ausgehend von Wartungsrechnungen, deren Vorlage der Prüfer anhand der Buchungen fordert, kann der Zählerstand der ­Maschine verfolgt werden.

Lassen Sie bitte keinen Techniker vom Hof, ohne dessen Eingabe zum Zählerstand kontrolliert zu haben. Es gab Fälle, bei denen die Maschine innerhalb einer Woche rückwärts gelaufen ist. Grund war ein Zahlendreher bei der Eingabe des Zählerstands auf dem Wartungsprotokoll. Die Prüferfrage nach Wartungsprotokollen kommt im Moment zu 50 Prozent in Nordrhein-Westfalen, Südhessen, Brandenburg und Sachsen. Aber mal im Ernst: Nur über den Maschinenzähler können Sie eine effektive Kontrolle Ihrer Mitarbeiter sicherstellen.

Stornos dokumentieren
Schließlich kommt aus dem Einzelhandel die strenge Stornoverfolgung. Wer hat die Durchsage noch nicht gehört: „18 bitte die 95, Storno“? Im LEH ist das inzwischen so professionell, dass beim Storno ohne Durchsage sofort der Kassenschichtleiter mit dem Stornoschlüssel antrabt und die Kasse wieder freimacht. Wer in Boutiquen Kleidung zurückgibt, muss neben dem Kaufbeleg auch seine Adressdaten preisgeben. Auch hier gilt es, intelligenten Mitarbeiterdiebstahl auszuschließen.

Und bei uns? Eine einzeln besetzte Kasse kann kaum eine Durch­sage machen oder irgendwo anrufen, ohne gleich eine Revolte in der Warteschlange auszulösen. Unser Geschäft ist schnell und die Hand flink, folglich muss es einen Kompromiss geben, der Geschwindigkeit und Kontrolle ermöglicht.

Stationstagebuch hilft
Als Mindestdokumentation sind die Stornobelege zu sehen, die mit an die Schicht­abrechnung angeheftet werden. Diese Belege können vom Unternehmer noch nachträglich freigezeichnet werden. So entsteht wenigstens eine vom Mitarbeiter „gefühlte“ Kontrolle. Ob dies für die Prüfung reicht, ist und bleibt ungewiss. Ich selbst halte das Kassenjournal für hinreichend aussagefähig. Das aber ist keine Garantie für Ihre Prüfung.

Bei komplexen Stornos kann das eine oder andere geschriebene Wort helfen. Jeder Steuerberater hat hierzu Vordrucke für Stornobelege. Hilfreich kann auch ein Stationstagebuch sein, in welches ungewöhnliche Vorfälle („Eistruhe defekt“, „Kassenabsturz“) eingetragen werden. Denn die Prüferfrage ist immer einfach: „Erklären Sie mir das Storno vom 5. April 2014, 10.52 Uhr mal genauer.“ Das Spiel kann sehr weit ausgedehnt werden.

Keine Chance haben wir bei Manager-Stornos. Leider hat jeder Kassenhersteller hierfür andere Namen. Bei einigen Kassen ist diese Funktion zum Glück überhaupt nicht nutzbar. Es geht um ein Blanko-Storno von zum Beispiel glatt 500 Euro gegen Tabakwaren. Das zerschießt natürlich jedes Warenmanagement völlig und riecht sehr streng nach bewusster Kassenmanipulation. Oder einer Fehlbedienung,
weil die „Saldovortragskorrektur“ nicht gefunden wurde. Auch hier wird dann ein begründungspflichtiger Schnitt in die Kassenführung gemacht, weil beispielsweise der Kassen­bestand unkontrolliert wächst. Das ist einem Prüfer nicht zu vermitteln. Da Sie tagtäglich Ihre Kasse spätestens am Vormittag des nächsten Tages zählen müssen, kann ein Kassenbestand einfach nicht unkontrolliert steigen. Sie haben im besten Fall täglich Kassendifferenzen, deren Herkunft zu 90 Prozent aus verspäteten oder vergessenen Ausbuchungen des bei der Bank eingezahlten Geldes stammen wird. Ordnen Sie diesen Bereich.

Nehmen Sie es positiv an
Ab 1. Januar 2018 kommt die Kavallerie in Form einer Kassennachschau. Das sind spezielle Betriebsprüfer, die – gerne nach einem Testkauf (Kaffee mit fast 75 Prozent Milchanteil?) – den Ausweis zücken und einen Kassensturz fordern. Das ist erlaubt und sollte bitte nur zu kleinen Kassendifferenzen führen. Andernfalls wird aus dem Spontanbesuch eine etwas intensivere Prüfung.

Fazit: Wir gehören nicht den Branchen an, die traditionell mit dem Finanzamt ein Katz-und-Maus-Spiel betreiben. Nehmen Sie deshalb das Spiel positiv an. Denn in vielen Punkten führt die Prüfungsvorbereitung zu einer verbesserten Betriebsorganisation. Mehr Kontrolle heißt an dieser Stelle auch mehr Gewinn. Und dagegen kann man als Unternehmer nichts einzuwenden haben.                

Michael Dagit, Steuerberater und Geschäftsführer der Wotax Steuerberatungsgesellschaft

(Der Artikel erschien in Sprit+ 9/2017.)