Der Alltag eines Tankstellenpächters oder -betreibers ist geprägt von Unterbrechungen, Personalengpässen und einer Vielzahl an Aufgaben, die parallel erledigt werden müssen. Eine der größten Herausforderungen liegt in der Abstimmung mit den Mitarbeitern. Um die zahlreichen Dinge, die tagtäglich in einer Tankstelle erledigt werden müssen, zuverlässiger steuern zu können, hat Eurodata seine Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanung Edtime um ein digitales Aufgabenmanagement erweitert.
Täglich grüßte das Murmeltier
Noch bis Ende des Jahres läuft das Pilotprojekt, in dem die Features des neuen Taskmanagements von den Anwendern auf Herz und Nieren geprüft werden. Ab Jahresbeginn 2025 können sich dann alle anderen Edtime-Anwender auf die neuen Funktionen freuen, sagt Zeljko Katavic, Gründer und Geschäftsführer von Eurodata Pro Pep. Katavic weiter: "Auslöser für die Entwicklung des digitalen Aufgabenmanagements war, dass Tankstellenbetreiber oder -pächter immer wieder darüber geklagt haben, wie schwierig es ist im Tagesgeschäft den Überblick zu behalten. Vor allem das wiederholte Erklären von Sachverhalten, Demonstrieren von Vorgängen und Einarbeiten von Mitarbeitern kostet sie und die Schichtleiter viel Zeit und Kraft. Und exakt dieses Dilemma lösen wir jetzt mit Edtime."
Auch die Komplexität, die durch den Einsatz unterschiedlicher Kommunikationsmedien entsteht, lässt sich durch diese Plattform minimieren. Edtime bietet dem Tankstellenbetreiber einen zentralen Zugriff auf die Mitarbeiterver-waltung, Schichtplanung, Zeiterfassung sowie das Abwesenheitsmanagement. Außerdem verfügt die Plattform über eine Direktverbindung zur Lohnabteilung des Steuerberaters und bietet einen Überblick über alle Personaldokumente.
Digitaler Assistent mit Breitenwirkung
Aber was ist das Besondere und vor allem Effektive an den neuen Funktionen? Sie sorgen dafür, dass Aufgaben und Handreichungen, die sich in kein Struktur-korsett pressen lassen, trotzdem nicht übersehen oder vergessen werden. Das funktioniert über verschiedene Ebenen.
- Kinderleichte Chat-Funktion à la WhatsApp.
- Im neuen Edtime gibt es eine intuitive Chatfunktion, die sowohl eine Gruppenkommunikation als auch den 1:1-Chat erlaubt. Das versetzt die Verantwortlichen in die Lage, sich unkompliziert und DSGVO-konform mit den Kollegen auszutauschen. Da auch ungelernte Kräfte diese Art der Kommunikation kennen und verstehen, tun sie sich leichter Aufgaben zu übernehmen und zu erledigen.
- Vorgefertigte Antwortoptionen erleichtern Abstimmungsprozesse.
- Das digitale Aufgabenmanagement bietet im Bereich der Abstimmung einzigartige Erledigungsarten an. Das bedeutet, wenn jemand (oder eine Schicht) eine Aufgabe zugewiesen bekommt, hat er zahlreiche Möglichkeiten, den Auftraggeber schnell und unkompliziert über den Status zu informieren. Zu den neuen Erledigungsarten zählen Antwortmöglichkeiten wie Lesen & Bestätigen, Lesen & Unterzeichnen, einen Wert erfassen, einen Anhang versenden, etc.
- Unkompliziertes Teilen von Videos und Dokumenten.
- Auch das Teilen von Videos und Unterlagen ist kinderleicht – man muss sie nur anklicken, anhängen und fertig. Das hilft beispielsweise, wenn Abläufe oder Bedienungsanweisungen an Mitarbeiter kommuniziert werden müssen. So ist es etwa wesentlich einfacher die Reinigung des Kaffeeautomaten anhand eines Videos zu erklären, denn mithilfe einer mehrseitigen Bedienungsanleitung.
- Konkrete Hilfestellungen durch Vorlagen& Checklisten.
- Leitfäden, Checklisten und Vorlagen sorgen dafür, dass auch kleinere Aufgaben in der Dynamik des Tagesgeschäfts nicht untergehen. Individuell können sich die Mitarbeiter ihre persönliche To-Do-Übersicht zusammenstellen und Punkt für Punkt abarbeiten. Selbst Unterbrechungen verlieren so ihren negativen Einfluss, weil die transparente Darstellungsweise dafür sorgt, dass nichts übersehen oder vergessen wird.
Chats und Tutorials
Aktuell befindet sich das neue Aufgabenmanagement in der Pilotphase und das Feedback ist extrem positiv, was an einem besonderen Ansatz liegt. Katavic: "Ich weiß, dass die Teams in den Tankstellen immer anonymer werden. Der Personalwechsel ist enorm, die mangelnde Qualifikation der Minijobber ist vielfach eine Herausforderung und das von Routinen geprägte Tagesgeschäft führt dazu, dass man unkonzentrierter wird. Mit unseren neuen Features bieten wir den Mitarbeitern einerseits Leitplanken für ihre Arbeit und andererseits konkrete Hilfestellungen. Wer heutzutage modern im Chat-format kommuniziert und Anweisungen eher mit Tutorials als mit PDFs vermittelt, stößt bei seinen Mitarbeitern eher auf Zu- denn auf Abneigung. Denn eines ist klar: Die Bereitschaft sich Informationen mittels Lesen anzeigen ist nicht mehr so da wie früher."
Gerade in der Zusammenarbeit mit Minijobbern oder Aushilfen, welche die Arbeitsabläufe in der Tankstelle noch nicht so verinnerlicht haben, hat sich im Rahmen des Pilotprojekts gezeigt, dass sich Bildungs- und Sprachbarrieren mit Tutorials einfacher überwinden lassen als mit klassischen Einarbeitungsprozeduren. Außerdem können Mitarbeiter, die nur unregelmäßig in Einsatz sind, anhand der Videos viel leichter noch einmal etwas nachschauen, wenn sie sich unsicher sind, wie ein bestimmter Vorgang funktioniert.
Tankstellen, die Interesse haben das neue Aufgabenmanagement noch während der Pilotphase kennenzulernen, können sich bei Eurodata Pro Pep an die Digital Coaches wenden. Außerdem profitieren sie von einer Rabattierung beim späteren Erwerb des Aufgabenmanagements. Mehr Informationen zu Edtime unter www.edtime.de.
