Zollkontrolle: Keine Angst vor dem Zoll

Nach dem Mindestlohngesetz muss jeder Unternehmer festhalten, wann und wie ­lange die Mitarbeiter arbeiten. Tut er das nicht, gibt es Probleme – spätestens dann, wenn der Zoll vor der Tür steht. Viele ­behelfen sich aktuell mit der manuellen ­Erfassung über Stundenzettel – doch das ist umständlich und fehleranfällig.

Eine professionelle Lösung für dieses Problem bieten jetzt Managementsysteme, die Arbeitszeiterfassung und Dokumentation auf elektronischem Weg ermöglichen. Edtime heißt zum Beispiel ein neues ­System aus dem Haus Eurodata, mit dem der Tankstellenunternehmer nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die kompletten Daten seiner Mitarbeiter ­verwalten kann. Das System, das über PC, Laptop oder ein handelsübliches Tablet läuft, ist einfach aufgebaut. Nachdem der Unternehmer die Daten seiner Mitarbeiter eingegeben hat, erscheinen diese unter dem Menüpunkt „Personal“ – mit persönlicher Farbe, auf Wunsch auch mit Bild und vor allem mit ihrem aktuellen Status. So hat der Unternehmer sofort einen Überblick darüber, ob der Mitarbeiter gerade im ­Einsatz, in der Pause oder krank gemeldet ist.

„Stempeluhr“ heißt der Bereich des Programms, über den die Mitarbeiter selbst ihre Arbeitszeiten erfassen können. Dazu dient zum Beispiel ein Tablet, das neben der Kasse oder im Büro liegt und auf dem sie sich mittels persönlicher PIN einloggen. Danach genügt ein Klick auf den ­Button „Arbeit Start“ und die Arbeits­zeiterfassung läuft. Auch den Beginn und das Ende einer Pause dokumentiert der Mitarbeiter auf diesem Weg. Ein Klick auf „Arbeit Ende“ beendet die Schicht, ­deren exakte Dauer gespeichert wird. Und das Programm reagiert auch bei Fehlern: ­Vergisst der Mitarbeiter, sich auszuloggen oder die Pausenzeit einzugeben, dann ­empfängt der Chef eine Fehlermeldung und kann eingreifen.

Ein Klick genügt
Auf diese Weise hat der Unternehmer ­jederzeit die Übersicht über die erfassten Zeiten der Mitarbeiter für den laufenden Monat. Am Monatsende prüft er die ­Daten, korrigiert eventuell und schließt die Dokumentation mit dem Befehl „Zeiterfassung generieren“ ab. Ab diesem Zeitpunkt können das Dokument und die ­Werte nicht mehr verändert werden und liefern nicht nur die Grundlage für die ­exakte Lohnberechnung, sondern erfüllen damit auch die Dokumentationspflichten des Mindestlohngesetzes. Steht der Zoll vor der Tür, genügt ein Klick auf den ­Button „Print“ in der Zeiterfassung und die Liste der erfassten Arbeitszeiten im laufenden Monat wird ausgedruckt. Alle vorherigen Monate können jederzeit aus dem Archiv abgerufen werden.

Das System Edtime eignet sich für kleine Tankstellen, bei größeren Stationen ab zehn Mitarbeitern empfiehlt Eurodata das Programm Edpep, das zahlreiche ­zusätzliche Funktionen bereithält. So kann der Unternehmer über Edpep den Mit­arbeitern in jeder Schicht Aufgaben zu­weisen und die Erledigung überwachen. Dieses Programm kann über die Handys der Mitarbeiter laufen und erleichtert die Einsatzplanung: Gibt der Mitarbeiter zum Beispiel eine Krankmeldung ein, erfolgt automatisch eine Push-Meldung an alle Mitarbeiter, die noch Kapazität haben und die freien Schichten übernehmen könnten.

Auch das Programm Intralean S, das von der Organisationsberatung Lean­kultur entwickelt wurde, ermöglicht neben einer Vielzahl weiterer Funktionen die minutengenaue Zeiterfassung der Schichten. Über einfache Buttons gibt der Mitarbeiter ­Arbeits- und Pausenzeiten ein, Abwesenheiten und Krankheiten werden erfasst und gegenüber dem Zoll kann der Unternehmer jederzeit eine exakte Dokumentation vorweisen.

Aufgaben organisieren
Intralean S besteht darüber hinaus aus zahlreichen Modulen, die der Tankstellen­unternehmer nach Bedarf auswählen kann. So gibt es neben Schichtplanung und ­Zeiterfassung das Modul Aufgabenma­nagement: Das System wertet zum Beispiel die Kundenströme aus und schlägt optimale Zeiten für die Erledigung wieder­kehrender Aufgaben vor. Weitere Module von Intralean S sind etwa der Bereich ­Verkaufsförderung, in dem Mitarbeiter durch Fotos und einfache Anweisung – „Jetzt noch zwei Schokoriegel“ – klare ­Ziele für das aktive Verkaufen gesetzt werden können. Auch die umfangreiche Do­kumentenverwaltung an einer Tankstelle lässt sich über Intralean S organisieren: So ­können nach und nach alle wichtigen ­Dokumente strukturiert gespeichert werden und sind jederzeit unter anderem über die Volltextsuche auffindbar.

Zentrale Datenspeicherung
Die Daten werden bei Edtime und Edpep zentral auf dem Server der Eurodata gespeichert, sodass der Unternehmer nicht nur auf seiner Station, sondern auch von unterwegs darauf zugreifen kann. Auch Leankultur arbeitet mit der zentralen Datenspeicherung, stellt aber zusätzlich ein Sicherheits-WLAN für die Intralean-Tablets und eine zusätzliche Datensicherung vor Ort zur Verfügung.

Tankstellenunternehmer Ernst Vollmer, Vorsitzender des Zentralverbandes des Tankstellengewerbes und Betreiber von zwei Markant-Stationen, hat sich beide ­Systeme angesehen und ist überzeugt, dass in Zukunft keine Station ohne eine elek­tronische Zeiterfassung auskommen kann. „Die manuellen Aufzeichnungen sind nicht exakt genug. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter acht Stunden aufschreibt und den Mindestlohn für diese Zeit erhält, aber acht Stunden und fünf Minuten an der Kasse angemeldet war, ist das schon ein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz. Doch mit der exakten elektronischen Aufzeichnung und Stundenabrechnung sind wir auf der sicheren Seite. Besonders gut gefällt mir, dass beide Anbieter mit der zentralen ­Speicherung Datensicherheit und Datenschutz gewährleisten.“

(Veröffentlicht in tankstellen markt 6.2015, Dagmar Ziegner)