„Schreiben Sie alles auf!“ – dieser Rat fiel im Laufe der Jahreshauptversammlung des Fachverbands Tankstellen-Gewerbe (FTG) wahrscheinlich ein Dutzend Mal und wurde von jedem Redner unabhängig vom Thema gegeben. So etwa beim Jahresrückblick der Rechtsanwälte Jürgen Ziegner und Markus Pillok, die dem Zentralverband des Tankstellengewerbes (ZTG) als Geschäftsführer vorstehen.
Zum ersten Mal gab Ziegner diesen Hinweis, als er die wichtigsten Neuigkeiten der großen Gesellschaften zusammenfasste und dabei auf die Probleme mit dem neuen Kassensystem bei Esso zu sprechen kam. Denn gerade im Zusammenhang mit der Kasse sollten Unregelmäßigkeiten – auch wenn die Ursache nicht bekannt ist – immer dokumentiert werden, falls der Finanzbeamte bei der Betriebsprüfung nachfragt. Gleiches gilt für Aral-Betreiber. Hier scheint es durch die Umstellung auf Rewe to go bei dem ein oder anderen Probleme mit der Warenwirtschaft zu geben.
Unterschiedliche Urteile
Die Dokumentation von Absprachen mit der Mineralölgesellschaft kann außerdem eine Rolle spielen, wenn es vor Gericht geht, wie Pillok an einem Verfahren zum Thema Kassenpacht zwischen einem Pächter und Esso aufzeigte. Überhaupt treibt den Verband das Thema nach wie vor um, vor allem weil die Gerichte zum Teil sehr unterschiedliche Urteile in Bezug auf die Rückzahlung von Kassenpachten fällen.
Das Thema würde wahrscheinlich weniger häufig vor Gericht landen, wenn sich die Mineralölgesellschaften den Verhaltenskodex stärker zu Herzen nehmen würden, den die Verbände beider Seiten vor drei Jahren gemeinsam entwickelt haben. Hier scheinen sich allerdings die großen Konzerne eher daran zu halten als der Mittelstand, „vielleicht weil das Thema bei den kleineren Gesellschaften noch nicht so angekommen ist“, mutmaßte Ziegner.
Und auch hier bemängelte der Geschäftsführer wieder die oft fehlende Dokumentation, vor allem bei der Besprechung der Geschäftspläne – ein Punkt, der im Verhaltenskodex explizit gefordert wird. „Es gibt immer noch Branchenfremde und Existenzgründer, die unbedacht in die Branche reinlaufen und von den Gesellschaften vorgeführt werden“, kritisierte Ziegner. Um das künftig zu verhindern, will der ZTG gemeinsam mit dem Bundesverband Tankstellen und gewerbliche Autowäsche (BTG) die Checkliste für Existenzgründer überarbeiten.
Finanzamt prüft strenger
Eine ordentliche Dokumentation spielt auch bei der Betriebsprüfung eine entscheidende Rolle, betonte Frederic Sattler, Rechtsanwalt bei der ETL Unternehmensberatung. Denn diese ist im Rahmen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ deutlich strenger und die Finanzbeamten sind gründlicher geworden.
Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen und bei der Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen, müssen alle Geschäftsvorfälle für die Dauer der Aufbewahrungspflicht lückenlos aufgezeichnet werden. Das kann in Papierform oder digital erfolgen. Wichtig ist, dass die Daten unveränderbar und sicher aufbewahrt werden, so dass sie jederzeit und von befugten Dritten nachprüfbar sind. Betreiber müssen zudem ihre Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich und exakt festhalten. Unregelmäßigkeiten müssen umgehend dokumentiert und analysiert werden.
Dass manche Vorgaben in der Praxis nur sehr aufwendig zu erfüllen sind, zeigten die zahlreichen Diskussionen der Mitglieder mit Sattler über Einzelfälle, etwa bei der Pflicht, ein tägliches Zählprotokoll bei den SB-Staubsaugern zu führen. Sattler zeigte zwar Verständnis für die geringe Alltagstauglichkeit mancher Anforderungen. Er betonte aber auch, dass hohe Bußgelder drohen, wenn der Finanzbeamte Auffälligkeiten oder Abweichungen im Sinne der GoBD feststellt.
Ebenfalls ein Befürworter von Dokumentation ist Uwe Werner. Als Gutachter und Diplomingenieur ist seine Expertise immer dann gefragt, wenn es zu einem Schaden in der Waschanlage kommt. Trotz Hinweisen und gutem Personal lassen sich solche Fälle häufig nicht verhindern, aber der finanzielle Schaden für den Betreiber lässt in der Regel zumindest minimieren. „Fotografieren oder filmen Sie nach einem Schaden unbedingt alles mit den Smartphone“, riet Gutachter Werner. „Wer ordentlich dokumentiert, gewinnt, wer nicht dokumentiert, verliert.“
(Autorin: Annika Beyer; der Artikel erschien in Sprit+ 6/2018)
