Aufgabenmanagement, Schichtplanung und Lohnabrechnung sind nur drei von vielen Bereichen, die ein Betreiber managen muss. Eine Erleichterung seiner Tätigkeiten bietet Organisationssoftware speziell für Tankstellen, die webbasiert an jedem Rechner oder Tablet aufgerufen werden kann. Dabei arbeiten die Anbieter ständig an Verbesserungen und neuen Modulen, um alle Tätigkeitsfelder an der Station so einfach wie möglich abzubilden.
So hat sich Leankultur Gedanken gemacht, wie die Software Intralean-s inhaltlich sinnvoll erweitert werden kann: Im Bereich Lohnabrechnung ermöglicht nun ein Zuschlagsgenerator den Betreibern, Zuschläge frei zu konfigurieren und diese nicht mehr nur auf Nacht- oder Sonntagsarbeit zu beschränken. Der Tankstellenchef kann also für bestimmte Tageszeiten oder für verschiedene Stationen individuelle Zuschläge definieren. Indem er etwa ein höheres Stundenhonorar für weniger begehrte Schichten hinterlegt, kann er seine Mitarbeiter leichter motivieren, unbeliebte Arbeitszeiten zu übernehmen.
Das Unternehmen kooperiert seit Kurzem zudem mit einem deutschlandweit agierenden Steuerberatungsunternehmen, das für Nutzer von Intralean-s ein besonderes Angebot bereitstellt: Es wickelt die komplette Lohnabrechnung für zehn Euro pro Mitarbeiter und Monat ab. Laut Leankultur liegt der Preis für diesen Service in der Regel zwischen 15 und 30 Euro. Möglich sei das Angebot dadurch, dass Intralean-s die Prozesse so schlank abbildet und den Datenversand vereinfacht hat, dass sich dadurch auch der Aufwand für den Steuerberater reduziert.
In den Bereichen Listen und Aufgaben, die Leankultur von Anfang an stark verzahnt entwickelt hat, gibt es ebenfalls eine Weiterentwicklung zu vermelden: Der Betreiber kann nun einfacher Reports erstellen und auswerten, beispielsweise indem die Software die Daten als Diagramm, aber auch in Listenform darstellt.
Überwachung mit Sensoren
Komplett neu ist der Bereich Sensorik. Der Betreiber hat nun die Möglichkeit, an verschiedenen Stellen in der Tankstelle Sensoren anzubringen, die Daten messen und diese automatisch an einen Empfänger, die sogenannte Leanbox, zusammentragen. Diese Daten, beispielsweise über die Temperatur von Kühlgeräten, den Stromverbrauch oder Füllstände, stehen damit für Reportings zur Verfügung und müssen nicht mehr aktiv vom Mitarbeiter gemessen und erfasst werden. Die Sensoren melden automatisch, wenn die Werte den vorgeschriebenen Rahmen verlassen und lösen eine Kette von vorher definierten Aufgaben aus, um das Problem zu beheben.
Außerdem lassen sich die Sensoren für die Module Ereignismelder, Aufgabenmanagement und aktives Verkaufen einsetzen. Ein Beispiel: Der Betreiber hinterlegt in der Software, dass seine Mitarbeiter ab fünf Grad Celsius Frostschutzmittel aktiv verkaufen sollen. Ein Sensor auf dem Forecourt misst die definierte Außentemperatur und löst damit bei der Kassenkraft die Aufgaben aus, Frostschutzmittel an den Eingang und ein entsprechendes Verkaufsschild neben die Kasse zu platzieren. Gleichzeitig erinnert das Modul aktives Verkaufen auf dem Kassenbildschirm daran, dieses Produkt den Kunden aktiv anzubieten.
Dem Thema Sensorik widmet sich auch Web.Cloud mit einem neuen Modul für die Lösung Stationguide. Die Temperatursensoren werden beispielsweise in die Tiefkühltruhe oder ins Getränkekühlregal geklebt oder geschraubt und übertragen von dort alle fünf Minuten die Messwerte per Funk an die Basisstation. Diese sammelt die Daten, überträgt sie in die Cloud und archiviert sie entsprechend der gesetzlichen Dokumentationspflicht. Die Temperaturerfassung durch den Mitarbeiter entfällt ebenso wie das manuelle Erstellen von Listen. Die Software erstellt aus den Daten eine Historie aller Geräte und Einzelansichten pro Gerät.
Die digitale Temperaturkontrolle überwacht die Daten nicht nur automatisch, sondern löst bei kritischen Temperaturschwankungen eine Meldung aus. Geht beispielsweise ein Kühlgerät über Nacht kaputt, sodass die Ware droht aufzutauen, alarmiert Web.Cloud den Tankstellenbetreiber umgehend per Mail. Ist die Internetverbindung gestört, speichert das System die Daten und überträgt sie in die Cloud, sobald wieder eine Verbindung besteht. Auch bei Übertragungsstörungen wird der Betreiber alarmiert.
Saubere Kennzeichnung
Ebenfalls neu ist das Modul für die Aufzeichnung der Standzeiten bei Frischware, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden. Dabei hinterlegt der Betreiber für die verschiedenen Produkte einmalig ihre spezielle maximale Standzeit. Öffnet der Mitarbeiter beispielsweise eine neue Packung Käse, findet er das Produkt dank der Bilddarstellung einfach im System und muss nur noch das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) von der Verpackung ablesen und eingeben. Die maximale Standzeit errechnet Stationguide automatisch.
Über Wlan werden die Informationen an den Labeldrucker der Firma Brother (80 Euro brutto) übertragen. Dieser druckt einen Aufkleber, der folgende Informationen enthält: Produktgruppe mit Artikelnummer, „zu entsorgen am Datum und Uhrzeit“, „umverpackt am Datum und Uhrzeit“ sowie das MHD. Diese Lösung soll Fehler der Mitarbeiter verhindern und zudem für Kosteneinsparungen sorgen, weil klar ersichtlich ist, zu welcher Uhrzeit die Ware tatsächlich weggeworfen werden muss.
(Autorin: Annika Beyer; Der Artikel erschien in Sprit+ Ausgabe 1./2.2017.)
Hier finden Sie einen Vergleich der verschiedenen Tankstellensoftwares.
