Bisher bildete die Schichtplanung den Kern der Tankstellenmanagementsoftware Intralean-s. „Das Modul war in seiner ursprünglichen Funktion sozusagen der Stamm, von dem alle weiteren Module wie Zweige abgingen“, erklärt Istvan Elias, Leiter Vertrieb bei Multi-Site-Solutions.
Auf Wunsch der Kunden hat das Softwareunternehmen die Lösung nun grundlegend umgekrempelt und alle Module von der Schichtplanung losgelöst. Die Umstellung bei den Bestandskunden läuft aktuell. Unverändert stehen die Bestandteile von Intralean-s in enger Beziehung zueinander und können sich gegenseitig befruchten, was für den Tankstellenunternehmer Synergieeffekte mit sich bringt.
In der überarbeiteten Version der Schichtplanung sieht der Anwender den ganzen Monat ohne Fokus-Verlust und nicht wie bisher nur eine Woche in der Übersicht. Ohne in ein anderes Fenster wechseln zu müssen, kann er nun die Mitarbeiter verplanen. Dafür sind in der Software alle Angestellten mit Stammdaten und ihrem Arbeitsverhältnis hinterlegt. So weiß Intralean-s, wie viele Arbeitsstunden eine Person in der Woche eingeplant werden kann. Eine Plausibilitätsabfrage stellt sicher, dass niemand zu viele oder zu wenige Stunden eingesetzt wird und gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit eingehalten werden. Im vierten Quartal plant Intralean-s außerdem die bisherigen Unterfunktionen Zeitdatenerfassung und Lohnabrechnung der Schichtplanung als eigenständige Module anzubieten sowie eine Mitarbeiter-App, die es dem Mitarbeiter ermöglicht die Softwaremodule online zu nutzen.
Ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt will Multi-Site-Solutions das Modul Aufgabenmanagement anpassen, wobei die bisher notwendige Verknüpfung zur Schichtplanung entfällt. Dadurch hat sich auch die Funktionalität des Moduls verändert. In der Vergangenheit zeigte ein Tablet an der Kasse beispielsweise den dafür zuständigen Kassierern die Aufgabe an, das Tabakregal nachzufüllen. Hat dieser die Aufgabe erledigt, bestätigte er dies per Tipp auf den Bildschirm. Durch die Verknüpfung mit dem Modul Schichtplanung konnte der Chef nachvollziehen, ob der im entsprechenden Zeitraum anwesende Angestellte alle ihm zugewiesenen Aufgaben erledigt hat.
Nach wie vor zeigt das Tablet in der neuen Version definierte Aufgaben an, ordnet diese aber nicht länger Personen mit einer bestimmten Funktion zu. Erscheint also die Aufgabe, dass Zigarettenschachteln aufzufüllen sind, ist es egal, ob das der Kassierer oder der Backshopmitarbeiter erledigt, Hauptsache es kümmert sich jemand darum. Wird die Erfüllung der Aufgabe nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestätigt, erhält der Stationsleiter oder der Tankstellenchef eine Meldung und kann reagieren.
Im Modul Aktives Verkaufen definiert der Betreiber, welche Produkte der Kassierer Kunden zu welcher Tageszeit aktiv anbieten sollen. Ähnlich wie beim Aufgabenmanagement gibt der Kassierer wieder per Tipp auf das Tablet an, ob der Kunde das Angebot angenommen hat oder nicht. Dank eines Reportings kann die Software nachvollziehen, wie erfolgreich bestimmte Produkte zu einer bestimmten Uhrzeit laufen.
Von der Zapfsäule bis zur Kasse
Diese Daten fließen wiederum in ein Modul ein, das Multi-Site-Solutions aktuell testet: Active Signage verknüpft aktives Verkaufen mit Digital Signage. Das genannte Reporting zeigt, welche Produkte zu welcher Tageszeit gut laufen. Dementsprechend kann der Unternehmer an den Bildschirmen für Digital Signage an der Zapfsäule und im Shop die Produkte mit Bildern und Videos bewerben. Dabei unterstützt Multi-Site-Solutions Betreiber auf Wunsch und stellt entsprechende Muster für Aktionen zur Verfügung, die sich unkompliziert anpassen lassen. Zusätzlich trägt das aktive Angebot des Kassierers zu einem besseren Abverkauf bei. So werden aber auch die Nichtverkäufe dokumentiert.
Ebenfalls bis Ende des Jahres will Multi-Site-Solutions das Thema Sensorik umsetzen. Sensoren in verschiedenen Tankstellengeräten machen ein automatisches Messen und Überwachen etwa von Temperaturen, Strom- und Wasserverbräuchen möglich. Die Sensorik lässt sich zudem für die Module Aufgabenmanagement und aktives Verkaufen einsetzen, indem sie Aufgaben prüft, dokumentiert und steuert. Ein manuelles Eintragen der Daten in Listen entfällt, der Betreiber kann bequem von überall dank eines Internetanschlusses die aktuellen Daten einsehen oder in der Historie verfolgen.
„All diese Module können bei uns einzeln gebucht werden. Wirklich sinnvoll ist aber die Kombination aller Bestandteile, weil sie sich gegenseitig befruchten“, betont Elias und veranschaulicht das an einem Beispiel. Ein Sensor auf dem Forecourt misst, dass die Temperatur unter null Grad Celsius gesunken ist. Das löst automatisch die Aufgaben aus, auf dem Tankfeld zu streuen und die Palette mit Frostschutzmitteln neben dem Eingang zu positionieren. Zusätzlich wird die Chemie auf Bildschirmen an der Zapfsäule, neben der Tür und noch mal an der Kasse promotet. Dort wird der Kunde noch einmal vom Kassierer gefragt, ob er Frotschutzmittel braucht. „So schließt sich der Kreis und die einzelnen Module der Software ergeben zusammen am Ende eine runde Sache“, ist der Vertriebsleiter überzeugt.
(Autorin: Annika Beyer; Der Artikel erschien in Sprit+ Ausgabe 7/2019.)
„Ich bin über einen Kollegen auf Intralean-s aufmerksam geworden und habe die Software jetzt seit über drei Jahren mit allen Modulen im Einsatz. Die für uns wichtigsten Bausteine sind die Zeiterfassung und Schichtplanung. In unseren acht Tankstellen sind über 150 Mitarbeiter beschäftigt. Wenn wir nicht die Möglichkeit der digitalen Zeiterfassung hätten, würden wir untergehen und bräuchten Unmengen an Zeit beispielsweise für die Abrechnung der Gehälter oder die Schichtplanung. Das zweitwichtigste Modul ist für uns das Aufgabenmanagement. Das Modul unterstützt uns dabei, das Tagesgeschäft durchzustrukturieren und dabei nichts zu vergessen. Wir haben alle Aufgaben ins System eingepflegt und können sie an vorgegebenen Zeiten an allen oder ausgewählten Tankstellen auf einem Tablet neben der Kasse anzeigen lassen. So wissen unsere Mitarbeiter, wann sie Inventur machen, die Mülleimer leeren, die Waschchemie nachfüllen oder den Backshop reinigen müssen. Wenn jemand die Aufgabe erledigt hat, bestätigt er das auf dem Bildschirm und wir haben eine Dokumentation darüber. Das ist bei Themen wie der Temperaturenkontrolle besonders praktisch, weil wir die erfassten Daten dann den Behörden vorlegen können. Ebenfalls wichtig ist für uns das Modul aktives Verkaufen, das unseren Kassierern und Backshopmitarbeitern vorgibt, welche drei Produkte sie zu einer bestimmten Tageszeit anbieten sollen. Dank der Möglichkeit einer Auswertung können wir nachvollziehen, dass wir bei den Produkten, auf denen wir zu einem bestimmten Zeitpunkt den Fokus legen, auch mehr abverkaufen und dadurch mehr Umsatz generieren. Damit ist die Software eine große Arbeitserleichterung für uns."
Sven Pflumm, Eigentümer einer Shell-Station in Sigmaringen und Pächter von sieben Shell-Stationen zwischen Balingen und dem Bodensee. (ab)
