An Schichtbeginn und -ende stempeln, am Ende des Monats die Stempelkarten aller Mitarbeiter einsammeln, in eine Excel-Tabelle eintragen, der Lohnbuchhaltung übergeben und dort wieder alle Daten von der Excel-Tabelle in das Lohnbuchhaltungsprogramm abtippen. Dieser Prozess liest sich genauso kompliziert wie das Thema Zeiterfassung bis vor eineinhalb Jahren an den fünf Classic-Straßentankstellen von Jorczyk-Energie gehandhabt wurde. Nicht nur der enorme Zeitaufwand, sondern auch das Fehlerpotenzial bei der manuellen Übertragung der Daten waren Geschäftsführer Mark Jorczyk ein Dorn im Auge.
Dieser wurde ihm inzwischen sozusagen gezogen – dank der webbasierten Tankstellenorganisationssoftware Intralean-s von Multi-Site-Solutions, ehemals Leankultur. Jorczyk hatte bereits 2016 zum ersten Mal auf der Arbeitstagung des Bundesverbands freier Tankstellen von der Lösung gehört und war sofort interessiert. Bedingung für die Zusammenarbeit mit Multi-Site-Solutions war allerdings eine Schnittstelle zum Personalabrechnungssystem Sage HR, um das Thema Zeiterfassung zu vereinfachen und Fehlerquellen zu reduzieren.
Nach Gesprächen mit Istvan Elias, Vertriebsleiter bei Multi-Site-Solutions, und der Zusage für die Schnittstelle entschied sich der Firmenchef aus Celle, die Software einfach auszuprobieren. „Das Risiko ist ja nicht so hoch. Man schließt einen Vertrag für ein Jahr ab und zahlt die monatliche Software-Servicegebühr für die einzelnen Module plus ein einmaliges geringes Invest für die Hardware“, sagt Jorczyk. Diese besteht aus den Tablets für den Kassenbereich und der Leanbox, in der alle Daten zwischengespeichert sind. So wird ein reibungsloser Ablauf auch bei Ausfall des Internets gewährleistet. Die Hardware hat Jorczyk mit telefonischer Unterstützung des Supports von Multi-Site-Solutions installiert. „Das war wirklich so einfach, dass niemand vor Ort kommen musste“, erzählt er.
Aufwendiger war dagegen die Aufgabe von Kirsten Baumann, die als übergeordnete Stationsleiterin für den reibungslosen Ablauf an allen fünf Tankstellen zuständig ist. Da Jorczyk der erste Kunde von Multi-Site-Solutions mit einer Schnittstelle zu Sage HR war, musste sie alle Stammdaten des Tankstellenpersonals, also die persönlichen Daten, die vertraglich abgestimmten Arbeitsstunden und Urlaubstage, händisch eingeben. „Das war vorneweg natürlich ziemlich viel Arbeit. Aber wenn man das System verstanden hat und da erstmal drin ist, dann klappt das ganz gut“, sagt Baumann rückblickend. Inzwischen gibt es zu allen gängigen Personalabrechnungssystemen Schnittstellen, so dass die Stammdaten automatisch per Knopfdruck überspielt werden können.
Statt zu stempeln, loggen sich die Mitarbeiter nun im Pad zu Schichtbeginn und -ende sowie zu den Pausen ein beziehungsweise aus und Intralean-s speichert die Daten automatisch. Baumann muss die Arbeitszeiten nur noch kontrollieren, beispielsweise ob der Mitarbeiter vergessen hat, eine Pause einzutragen. Über die gewünschte Schnittstelle hat die Lohnbuchhaltung automatisch Zugriff auf die Daten. Lästiges manuelles Übertragen ist damit hinfällig.
Nicht nur die Zeiterfassung ist dadurch deutlich einfacher geworden, auch die Arbeitseinteilung lässt sich viel schneller und unkomplizierter umsetzen. Die Software weiß über die in den Stammdaten hinterlegten Informationen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in der Woche arbeiten muss. Baumann kann dann sehen, für wie viele Stunden sie den Kollegen bereits eingeplant hat und wie viele noch offen sind. „Die Wochenschichten lassen sich auch einfach auf folgende Wochen übertragen, man muss das Rad ja nicht immer neu erfinden“, sagt Jorczyk. Und über einen eigenen Zugang können die Mitarbeiter auch von daheim aus sehen, in welche Schichten sie eingeteilt wurden.
Keine Ausflüchte mehr
Neben der Schichtplanung und Zeiterfassung ist bei Jorczyk auch das Modul Aufgabenmanagement im Einsatz. „Früher lagen bei uns irgendwelche Zettel mit den to dos rum, auf die keiner geschaut hat, und man musste die Kollegen immer wieder erinnern“, erzählt Baumann. Mit dem Modul Aufgabenmanagement werden dagegen auf dem Pad vorher definierte to dos wie Temperatur an der Tiefkühltruhe messen, Toilette reinigen oder Waren auffüllen angezeigt. Ist die Aufgabe erledigt, bestätigt der Mitarbeiter das an dem Bildschirm und es wird im System protokolliert.
„Die Mitarbeiter sehen das nicht als Kontrolle, sondern nehmen das Modul als Erinnerungshilfe positiv auf“, freut sich Jorczyk. Außerdem werden die Daten wie Temperaturen des Getränkekühlregals oder der Eistruhe nach der manuellen Eingabe gespeichert und dokumentiert. Kommt es zu Abweichungen von definierten Soll-Werten, erhält Baumann eine Mail und kann prüfen, wo der Fehler liegt.
Künftig soll dieser Prozess noch einfacher ablaufen: Sensoren an den technischen Geräten messen die vorher von Mitarbeitern kontrollierten und eingegebenen Daten automatisch und übertragen sie ins System. Auch hier erhält die Stationsleitung eine Mail oder SMS, wenn die Ist- von den Soll-Werten abweichen. Ist zum Beispiel die Tiefkühltruhe kaputt, fällt das sofort auf, so dass das Problem schnellstmöglich behoben werden kann.
Ebenfalls eine Art Erinnerungshilfe ist das Modul Aktives Verkaufen: Das Pad neben der Kasse zeigt dem Mitarbeiter tageszeitabhängig bis zu drei Aktionen oder einzelne Produkte wie „Beste Wäsche“, Kaffeespezialitäten oder Riegelware an, die er dem Kunden aktiv vorschlagen soll. Bei Erfolg bestätigt er den Verkauf auf dem Pad. Dadurch wird der Kassierer regelmäßig daran erinnert, zusätzliche Ware anzubieten, was zu einem Umsatzwachstum führt. Außerdem kann Jorczyk dank eines Reportings nachvollziehen, an welchen Tagen oder Tageszeiten welche Produkte besonders gut laufen und sein Angebot entsprechend anpassen.
(Autorin: Annika Beyer; Der Beitrag erschien in Sprit+ Ausgabe 7/2018)
Andreas Müller